×
Форус / Иркутск
г. Иркутск, ул. Свердлова, 41, 1 этаж
8 (3952) 26-08-08, 8-800-234-14-15

График работы: 09:00-18:00 (пн.-пт., без обеда)
X

Получить консультацию по телефону

Ваши фамилия и имя *
Телефон*
Согласие на обработку персональных данных
*
* - поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения

Как контролировать своего бухгалтера, если вы не разбираетесь в бухучете

Как контролировать своего бухгалтера, если вы не разбираетесь в бухучете
22.12.2016

Семь эффективных способов предотвратить серьезные проблемы с налоговой отчетностью и финансами компании

Мечта едва ли не любого руководителя – найти надежного бухгалтера, благодаря которому можно не вникать в бухучет. Но совсем не контролировать деятельность бухгалтера нельзя. Являясь одной из ключевых фигур компании, бухгалтер может нанести существенный урон ее деловой репутации - и в глазах партнеров, и в глазах глазах контролирующих органов. О том, как с помощью достаточно простых инструментов на постоянной основе контролировать состояние дел бухгалтерии, рассказала Татьяна Золотых, руководитель компании "1С-ПраТоН".

Татьяна Золотых
Татьяна Золотых, глава компании  "1С-ПраТоН". Окончила Московский институт электроники и математики, второе высшее образование получила в Высшей школе экономики. Более 10 лет занималась построением систем управленческого учета на предприятиях разного масштаба. Является практикующим консультантом по налоговому планированию. В 2010 году совместно с фирмой "1С" создала компанию  "1С-ПраТоН", основным видом деятельности которой является оказание бухгалтерских услуг под брендом  "1С:БухОбслуживание".

Доверяй – и проверяй 

Во многих компаниях работа рядового персонала контролируется тщательнее, чем деятельность бухгалтера. А ведь он – один из ключевых фигур в любой организации. И от его работы зависит наличие или отсутствие претензий со стороны контролирующих органов и бизнес-партнеров. 

Проверить менеджеров, кладовщиков, снабженцев, да и любого другого сотрудника можно практически сразу после приема на работу. Возможность оценить деятельность бухгалтера возникает далеко не всегда и не сразу.

Внешне может быть, что документы в порядке, отчетность сдана, налоги заплачены. Но потом оказывается, что налоги заплатили не те или не по тем реквизитам, а отчетность сдали не ту или не сдали вовсе.

Выявить возникающие или давно возникшие проблемы в этой сфере помогает аудит. Но директор или собственник далеко не всегда готовы его заказывать. В таких случаях они руководствуются следующей логикой: "Если больших проблем в моей бухгалтерии нет, получается, что деньги на аудит будут потрачены зря. Зачем мне нужна аудиторская проверка, если у меня есть грамотный главный бухгалтер, которому я плачу нормальные деньги?". В результате аудит не производится, и серьезные проблемы продолжают до поры до времени оставаться невидимыми.

Основная причина внештатных и кризисных ситуаций в бухгалтерии компании – безоговорочное доверие директора к своему бухгалтеру.

Причины этого безусловного доверия приводятся следующие: "Наш бухгалтер такая милая женщина – она не может обмануть", "Бухгалтер - настоящий профессионал, и даст фору любому аудитору". Но если эта уверенность основана, к примеру, на рекомендациях знакомых – есть риски необъективной и некорректной оценки.

Иногда руководитель считает, что он находится в курсе бухгалтерских дел. Как правило, он ведет отдельный от бухгалтерии учет приходов и расходов, сам подписывает в клиент-банке каждый платеж. При этом бухгалтер не только ведет документооборот компании по сделкам, но и производит расчет налогов и зарплат, выполняет другие бухгалтерские функции. При такой схеме два информационных пространства, директора и бухгалтера, разъединены. И директор может вообще не представлять, что же на самом деле происходит в бухгалтерии.

Для того чтобы эффективно контролировать работу бухгалтера, программа "1С:Бухгалтерия" предоставляет руководителю достаточно простые инструменты. Освоив их, можно получать объективную картину об эффективности или неэффективности бухгалтера.


Семь простых способов контроля работы бухгалтерии

  • Проверять состояние расчетов с контрагентами 
Это позволит убедиться, что бухгалтер в полном объеме регистрирует приходы, расходы и оплаты. Также проверяются их отражения в учете хозяйственных операций. При качественной работе бухгалтера должны быть проведены все оплаты, а также все необходимые документы по поступлению товаров, работ и услуг.

Руководителю рекомендуется раз в месяц отслеживать задолженность контрагентов. Для этого в программе "1С:Бухгалтерия" в разделе "руководителю" достаточно сформировать отчет о задолженности покупателей и поставщиков. Программа показывает, что было по взаиморасчетам на начало и конец периода, когда произошло уменьшение или увеличение долга. Учитываются и авансы – отработанные и неотработанные. По отдельным сделкам можно выборочно проверить документы – убедиться, что они в порядке. Выявленные недостатки послужат сигналом к более детальной проверке документов.

Особое внимание руководителю следует обратить на старые долги, а также на "странных" контрагентов. К "старым" долгам относятся те, по которым за весь отчетный период не было никакого движения. Чем старше долг – тем сложнее его истребовать. Также возможна ситуация, при которой долга уже нет, но по нему не проведены документы.

В "1С:Бухгалтерии" есть также механизм проверки контрагентов. Он позволяет узнать, в каком состоянии находится контрагент, действителен ли его КПП. Если КПП уже неактуален, то, возможно, компания находится в стадии ликвидации. Эта информация приходит напрямую с портала налоговой инспекции.

Документы, которые вызывают опасения в отношении контрагента, программа выделяет красным цветом. Это значит, что контрагент либо в стадии реорганизации, либо у него какие-то реквизиты заполнены неправильно, либо он уже не числится в реестрах налоговой инспекции.

Если у компании есть платежи несуществующему контрагенту, то при подаче декларации по НДС налоговая инспекция пришлет требование о проверке этих платежей. И в дальнейшем это может обернуться штрафными санкциями.

  • Проверять движение денег по расчетному счету 
Директору нужно убедиться в отсутствии  "несанкционированных" платежей. Сейчас руководители очень осмотрительно относятся к ключу первой подписи. Но все еще остается практика, когда руководитель, желая освободить свое время, передает ключ напрямую бухгалтеру. В этом случае бухгалтер может отправить платежи не по тому каналу.

Иногда бухгалтер говорит, что ему необходим ключ для подготовки платежек. Сейчас в банке есть "технический" ключ. Он позволяет подготовить платежку, посмотреть выписки и загрузить их в "1С". Но без подписи директора программа не отправит ни один платеж. Таким образом, можно останавливать сомнительные или непонятные платежи.

Кейс из опыта. Бухгалтер самовольно перечислила себе сумму с расчетного счета предприятия, имея на руках право первой подписи. Она объяснила это тем, что руководитель ее не ценит и мало платит. И она решила выдать себе премию, чтобы тем самым "восстановить справедливость".

На конец отчетного периода нужно проверить в программе "1С:Бухгалтерия" остаток по расчетному счету. Сейчас налоговые органы имеют право напрямую из банка запросить движение по расчетным счетам. А за непредставление банком справок о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, выписок по операциям на счетах в налоговый орган в соответствии с пунктом 2 статьи 86 Налогового кодекса РФ предусмотрена специальная ответственность банка. Поэтому важно, чтобы сходились все ключевые показатели, которые отправляются внешним контролирующим органам.

Приходные суммы, поступление которых не ожидалось, также могут быть интересны руководителю. Им далеко не всегда нужно радоваться, а их происхождение следует уточнить у бухгалтера. Может быть так, что бухгалтер по просьбе какой-то другой организации принял от нее безналичные деньги. Далее он снимает эти средства наличными в банке, забирает свое вознаграждение и оставшуюся сумму передает по назначению (чаще всего возвращает обратно в стороннюю организацию).

Но ведь снятые наличные деньги нужно провести и через кассу. Если  относительно небольшие средства могут быть списаны на хозяйственные или командировочные расходы, то более-менее крупную сумму списать сложнее.

  • Проверять кассу 
С наличными деньгами персонал зачастую обращается весьма вольно. Их можно потратить здесь и сейчас, а оправдательные документы подложить завтра или никогда. Если к кассе имеют доступ какие-то сотрудники, они способны взять деньги "в долг" и не вернуть их. К тому же именно на этом "участке" наиболее часто бывают проверки налоговой инспекции (так называемая "проверка кассовой дисциплины"). И штрафы за нарушения правил суровы – начинаются от 40 000 рублей.

Для проверки кассы нужно запросить у бухгалтера кассовую книгу. Она у него должна храниться в распечатанном виде. И минуса в кассе быть не должно ни при каких обстоятельствах.

Директору предприятия иногда говорят, что "в современной бухгалтерии все возможно", в том числе и отрицательное сальдо по кассе.  Остаток может быть отрицательным потому, что контрагент не заплатил вовремя или сотрудник не отчитался за некоторые суммы. Но никакого минуса в кассе быть не может. Иначе это означает, что потрачено больше денег, чем было в наличии.

Одна из наиболее частых ловушек, в которые организацию загоняют главные бухгалтеры – отсутствие договоров займа. Когда образуется кассовый разрыв, владелец обычно вносит свои личные средства. Бухгалтер их приходует, отправляет на расчетный счет и использует по назначению. В этих случаях необходимо оформить договор займа, иначе его отсутствие может вскрыться в самый неподходящий момент.

Для возврата долга не может использоваться розничная выручка из кассы. По инструкции сначала эти деньги должны поступить на расчетный счет компании. И потом, оформив их как целевой расход на погашение займа, можно эти деньги снять или перевести на карточку. За нарушение этого порядка можно получить штраф от контролирующих органов.

Если производилась выдача денег "под отчет", обязательно должны быть авансовые отчеты. Это достаточно сложный документ, требующий бухгалтерских знаний. Но руководитель всегда может проверить, подписывал он эти отчеты или нет. Также нетрудно посмотреть, какие чеки и на какие расходы туда приложены. Один из бухгалтеров, например, прикладывала к отчету чеки за маникюр и бензин для личного автомобиля. На вопрос директора бухгалтер сказала: "Ну я же на работу езжу!". Директор был удивлен, когда узнал, что эта статья расходов учитывалась в деятельности его компании в течение полутора лет.

Многие предприятия уходят от кассы и переводят все расчеты в безналичную форму. Это перспективная и удобная форма, когда любые деньги (зарплату или "под отчет") сотрудник получает на карту. Для расходования корпоративных денег персонал может использовать корпоративные подотчетные карты. В этом случае контролировать оборот наличных не придется вообще.

  • Проверять склад 
Склад проверяется не по фактическому наличию на нем товара, а по учету. Обороты можно отдать на откуп бухгалтеру, а вот остатки по товарам и материалам следует проверять. Полученные результаты также отразятся в бухгалтерском балансе, который потом идет в налоговые органы.

Самый главный "сигнал" – отрицательные остатки – можно проверить удобным отчетом. В "1С:Бухгалтерии" в разделе "Склад" есть отчет "Контроль отрицательных остатков". Если сформировать его за определенный период, можно избежать ситуаций, при которых товар продан, но не оприходован бухгалтерией. Иначе это приведет к завышению налогов: сумма расхода, потраченная на покупку товара, не будет вычтена из налогооблагаемой базы.

Остальные складские остатки можно проверить по оборотно-сальдовой ведомости. В ней можно увидеть следующие моменты.

Материалы покупаются, но не списываются. Это бывает, когда документы от поставщика передаются в бухгалтерию. А накладную, по которой эти покупки относятся в расходы и уменьшают на эту сумму налогооблагаемую прибыль, бухгалтер не проводит. 

Товары покупаются, но списываются не так, как есть, а так, "как надо". То есть "проводится" не весь расход или не весь приход. В этом случае на конец периода возникают остатки, не обеспеченные физическим наличием товара на складе. При налоговой проверке компания не сможет предъявить товар, который числится в отчетности.

  • Проверять расчеты по налогам
Часто бывает, что справка из налоговой инспекции, по которой проводится сверка взаиморасчетов, не соответствует тем данным, которые отражаются в бухгалтерском учете. Данные бухучета предоставляются в контролирующие органы в конце года, и там все равно заметят это несоответствие.

Случается, что по налогам есть либо задолженность, либо переплата. Бухгалтер, не желая разбираться с предыдущей историей платежей, считает налоги в текущем периоде без учета переплат или задолженностей прошлых периодов. Возникает расхождение, которое со временем растет и накапливается. В результате оно превращается в требование из налоговой инспекции.

Проконтролировать эту ситуацию несложно – нужно проверить в оборотно-сальдовой ведомости сальдо на конец периода. Эта сумма должна совпадать с платежкой, что происходит далеко не всегда.

Есть еще одна особенность работы с налоговой. Чем больше времени проходит с момента переплаты того или иного налога, тем менее охотно налоговая возмещает переплату. Если переплата возникла ранее, чем 3 года назад, вернуть ее почти невозможно. Но если существует долг по уплате налога любого срока, налоговая будет его требовать.

Суммы в налоговых требованиях стоит сверять с платежкой, которую подписывают по банку. Эта сумма должна совпадать с налоговой декларацией. Во всех декларациях есть строка "сумма уплаты налога за текущий период". И этот остаток должен совпадать с декларацией, если у компании нет никаких переплат или задолженностей. Если есть несовпадения, это повод задать вопрос бухгалтеру о переплатах или задолженностях.

Кейс из опыта. ООО работает на общей системе налогообложения. Директору нравилось, что бухгалтер всегда "грамотно" считает сумму налогов, и та сумма, которую она предоставляет, вполне соответствует его ожиданиям. На практике это происходило так. Бухгалтер считал налоги к заданному периоду, приносил расчет директору, который просил "сделать" там другую сумму. Бухгалтер исправляла расчет и приносила отчет с нужным результатом.

Когда "1С:БухОбслуживание" запустило акцию по бесплатному экспресс-аудиту, клиент заказал эту услугу. В результате выяснилось, что ОКВЭДы  пяти крупнейших поставщиков не соответствовали статьям затрат, проведенных бухгалтером. Директор про этих "поставщиков" ничего не знал. Один из контрагентов и вовсе был ликвидирован. Оказалось, что  "нужная" сумма налога "подгонялась" бухгалтером за счет грубых ошибок в учете.

  • Проверять соблюдение законодательных норм 
Чтобы их проверить, их надо знать. Но владеть всеми законодательными тонкостями сложно даже юристу. И здесь на помощь приходит сама программа "1С:Бухгалтерия". Нужно нажать всего на две кнопки для того, чтобы программа сама проверила соблюдение законодательных норм.

Технические ошибки можно увидеть с помощью экспресс-проверки в разделе "Отчеты". Она контролирует общее положение дел с точки зрения законодательства по каждому участку учета: и по бухгалтерскому учету, и по кассе, и по ведению книги покупок и продаж.

Если есть счета с отрицательными остатками, которых по закону быть не должно, то программа об этом сообщит. Она покажет, в каком периоде, по какому счету и где именно образовался отрицательный остаток.

Программа проверяет и отсутствие отрицательных остатков по кассе. Она сообщит, в каких днях есть ошибки и на какую сумму. Также она просигнализирует о нарушении лимитов по расчетам наличными с контрагентами: с кем и на какую сумму.

Третий момент, который можно проверить – хронологическая последовательность поступления приходных и расходных кассовых ордеров. Это тоже законодательное требование.

  • Проверять расчет налогов текущего периода
В программе "1С:Бухгалтерия" видно, сколько начислено налогов, а также все ли расходы учтены при расчете налогооблагаемой базы и что именно забыл включить бухгалтер. Благодаря этому можно понять, насколько бухгалтер аккуратен и заинтересован в том, чтобы предприятие не переплачивало лишние налоги.

Остается лишь проверить сумму налогов и сопоставить ее с ожиданиями. Не погружаясь в особенности и нюансы налогового кодекса, руководитель может сам с достаточной степенью точности оценить величину налоговых выплат. По простейшей формуле можно подсчитать "ожидания по налогам" и сопоставить их с теми данными, которые предоставил бухгалтер.

В разделе "Учет, налоги, отчетность" по каждому налогу есть отчет. При упрощенной системе это анализ состояния налогового учета. Если речь идет об общей системе, то в программе содержатся расчеты по НДС и по налогу на прибыль. Из них можно увидеть основные суммы по ключевым хозяйственным операциям: поступления, выручка, возвраты, траты  и т.д. После этого становится видна разница между доходами и расходами. Эта сумма (если речь идет об упрощенке) и будет облагаться налогом.

Также можно проверить, все ли расходы принял во внимание бухгалтер. Отчет показывает сумму, которая осталась непризнанной при расчете налогооблагаемой базы. Это сумма расходов, которые забыл учесть бухгалтер в своих налоговых расчетах. Фактически на эту сумму может быть уменьшена налогооблагаемая база.

Кейс из опыта. Небольшое предприятие при увеличении оборотов пригласило бухгалтера. Его посоветовали друзья. До этого компания вела бухгалтерию своими силами, чтобы сэкономить. С появлением бухгалтера владелец по-прежнему вносил банк в программу "1С:Бухгалтерия" сам. Документы выписывал менеджер. Внешне с точки зрения владельцев компании все выглядело стабильно и нормально. Но когда через 10 месяцев пришло требование из ФНС и был заблокирован счет, оказалось, что бухгалтер сдавала нулевые отчеты.

Руководителю она объяснила это тем, что у нее "слетела программа". Из-за чего отчетность не формируется, а заведомо неправильные отчеты она сдавать не может. По рекомендации бухгалтера директор открыл еще одну компанию, и спустя полгода получил ту же историю с нулевыми декларациями. В результате пришлось нанять нового бухгалтера и все начинать сначала.

Но главной потерей стала деловая репутация компании. Когда проводилась сверка взаиморасчетов с контрагентами, было очень много негатива со стороны поставщиков. Компании (вместе с сотрудниками "1С") пришлось потратить много усилий, чтобы восстановить репутацию.

P.S. 

Описанными выше способами можно "замерить температуру" в бухгалтерии предприятия. Подобная диагностика позволяет понять, все ли хорошо с учетом финансов, или нужно "вызывать врача". Если вдруг обнаруживаются какие-то тревожные моменты, и их хотелось бы проверить внимательней, можно воспользоваться услугами спасателей из "1С", заказав бесплатный экспресс-аудит.

Источник: портал Biz360.ru

Возврат к списку

X

Заявка на Бесплатный месяц

Ваши фамилия и имя
Телефон*
Город
Согласие на обработку персональных данных
*
* - поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения